Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów biznesowych, który jest niezbędny do prowadzenia działalności gospodarczej. Wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który chce sprzedać swoje produkty lub usługi. Jednak, aby faktura była ważna prawnie i zgodna z obowiązującymi przepisami, musi zawierać określone informacje. W tym artykule przedstawimy, co powinna zawierać faktura i jakie są niezbędne informacje, które muszą się na niej znaleźć. Dowiesz się również, jakie konsekwencje mogą wyniknąć z nieprawidłowo wystawionej faktury i jak uniknąć błędów podczas jej tworzenia.
Faktura to dokument handlowy, który jest potwierdzeniem dokonania transakcji kupna-sprzedaży towarów lub usług. Faktura jest ważnym dokumentem biznesowym, który jest niezbędny zarówno dla sprzedawcy, jak i dla kupującego. Na fakturze powinny znajdować się wszystkie niezbędne informacje dotyczące transakcji, w tym m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis sprzedanych towarów lub usług, kwota transakcji oraz informacje dotyczące terminu i sposobu zapłaty. Faktura jest ważnym dokumentem, który potwierdza prawo nabywców do odliczenia VAT od wartości nabytych towarów lub usług w przypadku, gdy sprzedawca jest podatnikiem VAT. Faktury można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem, że spełniają one wymogi określone w ustawie o VAT.
Wygląd faktury może różnić się w zależności od przedsiębiorstwa i rodzaju sprzedawanych towarów lub usług, ale musi zawierać pewne obowiązkowe elementy. Faktura powinna być wystawiona na papierze firmowym lub posiadać wyróżniony nagłówek z danymi sprzedawcy oraz nabywcy. Na fakturze powinny znajdować się m.in.:
Faktura może także zawierać dodatkowe informacje, takie jak numer konta bankowego sprzedawcy, adres e-mail, numer telefonu czy dane dotyczące przewozu towarów. Faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej, ale w obu przypadkach muszą spełniać wymagania określone przez prawo.
|—————————–|
| FAKTURA NR 2023/001 |
|---|
| Data wystawienia: |
| 26 marca 2023 |
|---|
| SPRZEDAWCA: |
| Firma XYZ Sp. z o.o. |
| ul. Przykładowa 1 |
| 00-000 Warszawa |
| NIP: 123-45-67-890 |
|---|
| NABYWCA: |
| Firma ABC Sp. z o.o. |
| ul. Wzorcowa 1 |
| 00-000 Kraków |
| NIP: 987-65-43-210 |
|---|
| Opis towaru/usługi: |
| 10 kg kawy arabica |
| Cena jednostkowa: 50 zł |
| Ilość: 5 |
| Kwota netto: 250 zł |
| VAT (23%): 57,50 zł |
| Kwota brutto: 307,50 zł |
|---|
| Termin płatności: |
| 10 kwietnia 2023 |
|---|
| Sposób płatności: |
| Przelew na konto bankowe |
|---|
Przykładowa faktura ta ma numer 2023/001 i została wystawiona przez firmę XYZ Sp. z o.o. na rzecz firmy ABC Sp. z o.o. Faktura dotyczy sprzedaży 10 kg kawy arabica po cenie jednostkowej 50 zł, w ilości 5 sztuk, co daje kwotę netto 250 zł. Do ceny netto został doliczony podatek VAT w wysokości 23%, co daje kwotę 57,50 zł. Ostatecznie, kwota brutto wynosi 307,50 zł. Termin płatności wynosi 10 kwietnia 2023, a forma płatności to przelew na konto bankowe.
Fakturę wystawia zazwyczaj sprzedawca towarów lub usług. Wystawienie faktury jest obowiązkiem przedsiębiorcy, który sprzedaje swoje produkty lub usługi na rzecz innej firmy lub osoby fizycznej. Faktura jest ważnym dokumentem biznesowym, który potwierdza dokonanie transakcji kupna-sprzedaży i zawiera niezbędne informacje dotyczące sprzedanych towarów lub usług oraz warunków ich sprzedaży. Faktura jest także podstawą do rozliczenia podatkowego i potwierdza prawo nabywcy do odliczenia podatku VAT.
Warto jednak zaznaczyć, że w niektórych sytuacjach wystawienie faktury może leżeć również po stronie nabywcy, np. w przypadku samofakturowania, czyli sytuacji, gdy nabywca wystawia fakturę na podstawie otrzymanego dokumentu sprzedaży. Samofakturowanie jest stosowane m.in. w przypadku zakupów towarów lub usług od przedsiębiorców nie mających siedziby na terytorium kraju lub w przypadku zakupów od podmiotów nie będących podatnikami VAT.
Faktura faktoringowa to dokument finansowy, który jest związany z usługami faktoringowymi. Faktoring to forma finansowania, w której przedsiębiorca sprzedaje swoje wierzytelności (np. faktury) związaną z dokonanymi sprzedażami, firmie faktoringowej, która w zamian za to przekazuje mu środki finansowe. W tym przypadku, faktura faktoringowa jest dokumentem wystawianym przez firmę faktoringową, która przejmuje wierzytelność od sprzedawcy towarów lub usług.
Faktura faktoringowa zawiera informacje dotyczące faktoringu, m.in. informacje o firmie faktoringowej, numer umowy faktoringowej, kwotę przelewu środków na rachunek sprzedawcy oraz informacje dotyczące wierzytelności. W odróżnieniu od zwykłej faktury, faktura faktoringowa nie potwierdza bezpośrednio sprzedaży towarów lub usług, ale informuje o przejęciu przez firmę faktoringową wierzytelności związanej z taką transakcją.
Faktura faktoringowa jest ważnym dokumentem finansowym, który umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie środków finansowych na krótki okres czasu, bez konieczności czekania na zapłatę od nabywcy.
Wystawienie faktury wymaga spełnienia określonych formalności oraz zawarcia na niej niezbędnych informacji. Poniżej przedstawiam kroki, które należy podjąć, aby wystawić fakturę:
Ważne, aby pamiętać, że wystawienie faktury zawsze musi być zgodne z obowiązującymi przepisami, dotyczącymi zawartości dokumentu, numeracji, daty wystawienia, terminu płatności i sposobu przekazania nabywcy. W przypadku wątpliwości lub pytań, warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub biura rachunkowego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez określony czas. Okres przechowywania faktur wynosi zwykle 5 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji, z wyjątkiem sytuacji, gdy nałożono na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania dokumentów przez dłuższy czas, np. w przypadku kontroli podatkowej lub sądowej.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zachować wszystkie faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonali danej transakcji. Dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej formie lub w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełniają wymagania określone w ustawie o VAT oraz w ustawie o księgowości.
Przechowywanie faktur przez określony czas jest ważne z uwagi na to, że dokumenty te stanowią podstawę do rozliczeń podatkowych i potwierdzają legalność dokonanych transakcji. W przypadku kontroli podatkowej lub innego postępowania sądowego, przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić swoje dochody i poniesione koszty na podstawie dokumentów finansowych.
Wystawienie źle sporządzonej faktury lub brak jakiejkolwiek faktury może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Poniżej przedstawiam najważniejsze konsekwencje, które mogą wyniknąć z błędów przy wystawianiu faktury:
Wszystkie te skutki negatywne mogą zostać uniknięte przez prawidłowe wystawienie faktury, w której znajdują się wszystkie wymagane przez prawo informacje.
